Recupero crediti in autonomia senza commettere errori.
A parte qualche rara eccezione, non c’è imprenditore che prima o poi non abbia dovuto affrontare il problema di recuperare somme dovutegli per fatture insolute.
La prima cosa che in queste occasioni viene naturale fare è quella di contattare il debitore per un sollecito bonario.
Spesso il mancato pagamento è dovuto solo ad un banale disguido o dimenticanza oppure ancora ad una momentanea indisponibilità della liquidità necessaria, con una o due telefonate il problema si risolve da solo.
Non sempre però tutto va così liscio: il debitore potrebbe avere dei problemi più seri, potrebbe non essere reperibile, potrebbe reagire malamente alla richiesta del creditore o altro ancora.
Il creditore si trova pertanto nelle condizioni di dover decidere quale attività intraprendere per rientrare del dovuto.
A parte le grandi strutture dotate di un ufficio preposto a seguire queste problematiche (ufficio contenzioso) la maggior parte delle aziende si organizza secondo le proprie logiche.
Spesso è lo stesso titolare che interviene, mentre altre volte l’attività è demandata all’amministrazione o alla struttura commerciale.
Sono vari i motivi che inducono a scegliere l’autogestione:
– la gestione diretta ha un costo basso (ma è veramente così?)
– esperienze negative da azioni legali (costi incerti ed elevati, risultati spesso negativi e tempi lunghi);
– diffidenza nei confronti delle aziende di recupero credito;
– timori di ripercussione a livello commerciale (immagine, portafoglio clienti ecc.);
L’attività si sviluppa essenzialmente su ripetuti solleciti telefonici, epistolari o anche di persona.
Premesso che tutto ciò è corretto, quello che invece non va bene sono gli aspetti negativi della autogestione, determinati da errori che inevitabilmente vengono commessi da chi non è un professionista del settore.
Quali sono gli errori più comuni?
Tempistica: una gestione troppo prolungata riduce esponenzialmente la possibilità di recuperare il credito; in questa attività vige il principio che “chi primo arriva, primo incassa” e spesso non ne rimane per i secondi arrivati.
Inoltre, con il passare del tempo, il debitore potrebbe peggiorare la propria situazione economica aumentando il rischio di cessazione dell’attività o addirittura di fallimento.
Accordi non rispettati: il creditore tende spesso a concedere dilazioni di pagamento anche non supportati da garanzie (titoli, cambiali, assegni); a questo si aggiungono anche richieste di spostamento delle scadenze che a loro volta possono essere disattese.
L’errore più grande è quello di non formalizzare neanche per iscritto quanto concesso lasciando tutto alla forma verbale.
Aggressività: questo è un aspetto non trascurabile in quanto, se da una parte ci sono aziende disponibili a venire incontro al cliente in difficoltà, dall’altra ci sono creditori che vivono il problema come un fatto personale e spesso (senza rendersene conto) possono assumere atteggiamenti aggressivi molto pericolosi.
Non di rado questa tensione del rapporto tra le parti porta alla commissione di reati, dei quali i più ricorrenti sono: minacce, diffamazione, lesioni personali, violazione di domicilio e, non per ultimo, violazione della privacy.
Questo vuol dire passare dalla parte del torto e rischiare una denuncia penale.
Costi: come visto sopra molti imprenditori pensano di risparmiare gestendo autonomamente il recupero dei crediti, ma è proprio così?
Una gestione diretta comporta distrazione dalla propria attività principale, impiego comunque di personale addetto ad altre mansioni (e che va pagato), coinvolgimento della rete commerciale (che non solo non è professionalmente adatta allo scopo, ma anche agisce mal volentieri non potendo dedicarsi alla propria attività principale) ecc.
Errori generici: rientrano in questa categoria tutti quegli errori commessi da chi non ha ricevuto o maturato una specifica formazione nel settore.
Ad esempio: errori formali nella corrispondenza (testo e trasmissione), errori nella gestione (diffusione di dati a terzi) (mancanza di informazioni sul debitore) (stesura di accordi non conformi alle normative), ecc.
Organizzare l’attività interna:
Alla luce di quanto sopra si rende evidente che la gestione autonoma è piena di aspetti spesso non valutati nella loro importanza.
Quale strategia adottare?
La soluzione più corretta è quella di rivolgersi inizialmente ad un professionista che imposti l’attività interna, revisionando anche la contrattualistica e crei dei format su cui basare la documentazione e la comunicazione.
Rimane poi necessario stabilire una procedura che fissi anche dei tempi massimi dopo i quali affidare le pratiche ad un professionista esterno o ad una agenzia di recupero crediti.
La soluzione migliore è avvalersi di agenzie di recupero crediti che prevedano anche un ufficio legale interno per ottimizzare tempi, costi e risultati.
