Al fine di migliorare la trasparenza fiscale e di combattere l’evasione fiscale viene introdotto l’obbligo della tracciabilità digitale delle spese: per ottenere la deducibilità fiscale, tutte le spese aziendali dovranno essere effettuate utilizzando esclusivamente strumenti di pagamento elettronici e tecnologie simili, come previsto dall’articolo 23 del Dlgs 241/1997 (carte di credito aziendali, carte di debito e prepagate, assegni bancari e circolari).
Questo obbligo richiederà alle imprese di adottare soluzioni tecnologiche per tracciare e registrare accuratamente ogni pagamento effettuato.
In particolare, rimarrà limitata ai soli pagamenti effettuati con i suddetti sistemi tracciabili la deducibilità:
- delle spese per vitto e alloggio sostenute o rimborsate analiticamente ai dipendenti, nonché quelle per viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea;
- delle spese di rappresentanza;
- per i lavoratori autonomi, delle spese per vitto e alloggio, nonché quelle di viaggio e trasporto (ad esempio taxi e noleggio con conducente) riaddebitate analiticamente ai committenti.
Quindi dal 1° gennaio 2025 gli strumenti di pagamento utilizzati per le spese, non solo da imprese e professionisti, ma anche dai loro dipendenti, dovranno essere adattati alla nuova normativa, con una spinta consistente verso la digitalizzazione degli stessi.
L’utilizzo dei contanti sarà completamente escluso dai benefici fiscali, imponendo un cambiamento radicale nelle pratiche aziendali, a favore di strumenti di pagamento tracciabili.
Aggiornamento delle procedure aziendali interne: le aziende saranno chiamate a rivedere le proprie policy interne per garantire che tutte le spese siano effettuate, approvate e registrate in conformità alle nuove normative che impongono i pagamenti tracciabili, anche effettuati con sistemi di pagamento diversi, purché elettronici.
Questo processo comporterà una revisione completa dei flussi operativi legati alla gestione delle note spese e ai meccanismi di rimborso.
